Strictement personnel ?

Jusqu'à récemment encore, la plupart des sociétés comptaient sur leurs propres systèmes informatiques et matériels pour mettre leurs ordinateurs en réseau. Cette procédure coûteuse et longue à réaliser a été rendue plus difficile lorsque les bureaux se sont trouvés éparpillés dans le monde entier. Même dans les meilleures conditions, le partage des informations entre les différentes plates-formes matérielles, les différents formats de fichier et les divers logiciels n'est pas une tâche aisée. En utilisant la technologie immédiatement disponible de l'Internet, les intranets résolvent ce problème, rendant les communications et la collaboration internes plus facile.

Les intranets utilisent le protocole TCP/IP pour transmettre les informations sur le réseau et le format HTML pour créer des documents. Les informations sont stockées sur un ou plusieurs serveurs de la société auxquels les utilisateurs ont accès via un navigateur Web, tel que Netscape Navigator ou Internet Explorer. Cet Internet miniature et indépendant peut avoir les mêmes caractéristiques : pages personnelles, groupes de discussion, courrier électronique, mais l'accès est réservé aux employés et aux fournisseurs de la société.

Pour les employés qui surfent déjà sur le Web, apprendre la navigation sur l'intranet de l'entreprise ne nécessite que peu de formation. Les pages Web d'un intranet présentent la même interface de type « pointer et cliquer » requérant la souris. Il est sans doute utile qu'un intranet soit connecté à l'Internet, mais ce n'est certainement pas essentiel. Même si les sociétés se connectent à l'extérieur, elles limitent l'accès à leur intranet en mettant en place un garde-barrière. La grande quantité d'informations disponibles sur les serveurs internes rend la sécurité essentielle.

Une nouvelle façon de travailler

Des sociétés se développent autour de l'information. Cependant y accéder n'est pas toujours chose facile à réaliser. Les gens ont tendance à se fier aux réseaux informels, à la bonne vieille méthode du « Connaîtrais-tu… ». Avec un intranet, vous disposez d'une zone d'archivage aux dimensions de la société, d'un endroit pour consulter un bilan annuel, un livre des recettes, prévoir une salle de conférence, trouver une feuille de frais et consulter les réglementations en matière de congés payés. Ces informations sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 à toute personne y ayant accès, qu'elle soit sur la route, travaille à la maison ou dans une filiale externe. Il n'est pas nécessaire d'attendre qu'une question transite via les canaux traditionnels d'une entreprise pour trouver sa réponse. Des fonctions plus sophistiquées de l'intranet permettent aux employés de remplir des formulaires, de consulter des archives visuelles et de commander des fournitures.

Les avantages et les implications d'un intranet peuvent être nombreux. Par exemple, de nombreuses entreprises dépensent d'importantes sommes d'argent à distribuer des documents imprimés (bulletins d'information, manuels, rapports) à leurs employés. Considérez simplement le coût de l'impression, sans parler des retombées écologiques. En rendant ces documents disponibles électroniquement, les dépenses peuvent être considérablement réduites. De plus, la mise à jour aisée des documents quasiment gratuite, représente un autre avantage. La rotation du personnel dans les sociétés rend les annuaires téléphoniques internes quasiment obsolètes avant même d'être mis sous presse. Alors que les annuaires en ligne, les numéros de téléphone peuvent être modifiés par une rapide saisie clavier.

Le partage des documents électroniques va plus loin encore en favorisant de nouvelles méthodes de collaboration. Il n'est plus nécessaire que les personnes discutent d'un projet toutes réunies dans une même pièce. Les dessins, les conceptions et les données préliminaires peuvent être partagés en ligne, via une réunion virtuelle au cours de laquelle chaque participant peut se trouver assis à son bureau, regardant le document à l'écran et en communiquant par voie téléphonique ou électronique. Des équipes dans le monde entier peuvent travailler ensemble sans débourser un centime en frais de déplacement.

Le partage des ressources ne se limite pas aux textes. De nombreuses sociétés disposant de LAN ou réseaux locaux, il est possible de mettre à disposition des employés des clips vidéo, de l'animation et du son via un serveur intranet. C'est un bon moyen de mettre en évidence certains points au cours d'une réunion d'entreprise. C'est également utile pour la formation au sein de l'entreprise : le personnel pouvant ainsi acquérir de nouvelles connaissances à son propre rythme.

Un changement d'attitude

Le courrier électronique a démocratisé les communications, de même que les intranets ont permis au personnel de court-circuiter les niveaux hiérarchiques en envoyant des messages directement à leurs responsables. Si l'information est synonyme de puissance, que se passe-t-il lorsque celle ci est partagée par tous ? Si chacun peut contribuer à un projet en amenant ses idées lors de la phase de création, quel en est l'impact sur le processus ? Pour les sociétés traditionnelles de conception descendante, les temps sont en train de changer. Pour certains, cela peut être perçu comme une menace, pour d'autres comme une opportunité.

Comme la concurrence sur le marché mondial nécessite une efficacité toujours plus grande, les intranets sont certainement le réseau neuronal du monde des affaires. Une étude d'International Data Corporation concernant le retour sur investissement (ROI) produit par les intranets de société révèle pourquoi. « Des implémentations classiques réalisent un ROI bien supérieur à 1000 %. » Voilà qui risque de fortement motiver les entreprises à investir dans cette nouvelle technologie.